אחד הנהלים "הקלאסיים" שכל ארגון נדרש לכתוב, ולא מצליח בפועל לממש כמו שצריך, זה נוהל סיווג מידע/מסמכים. בהרבה ביקורות של רואי חשבון (מזמן לא ניטפלתי עליהם) הם בודקים האם נוהל כזה, כמו גם נהלים אחרים, מוטמע בארגון.

נוהל כזה דורש מעובדים לתייג כל מסמך עפ"י רמת רגישות המידע הכתוב בו. למשל: סודי, מוגבל לשימוש פנימי, בלמ"ס וכדומה. למרות שמנהלי אבטחת מידע מפיצים נוהל כזה ועוברים את הביקורת, בפועל, במעט מאוד מקומות ראיתי הטמעה טובה של הנוהל, קרי כל מסמך מתוייג עם סיווג מתאים.

לאחרונה נתקלתי בפרוטוקול שנקרא TLP שפורסם ע"י ה – CERT האמריקאי (חלק מארגון ה – DHS, ארגון בטחון הפנים שלהם). הפרוטוקול, שהינו ראשי תיבות של Traffic Light Protocol, מציע דרך הרבה יותר ידידותית למשתמש לסיווג מידע. צבע הסיווג מגדיר את רמת רגישות המסמך.

• סיווג (רמזור) אדום: רגיש מאוד – תפוצה פנימית הקשורה לנושא הנדון בלבד (לא לכל העובדים בחברה)
• סיווג (רמזור) כתום: רגיש – תפוצת חברה
• סיווג ירוק: ניתן להפצה בין שותפים חיצוניים הקשורים לנושא (אבל לא בלמ"ס)
• סיווג לבן: בלמ"ס

לדעתי, זה פרוטוקול הרבה יותר נוח מהשיטה הצבאית הנהוגה גם בשוק האזרחי בארץ. אפשר לסווג מסמכים עם תיוג כגון: רמזור אדום (ולצבוע באדום) ב – Header, ואפשר גם ליצור סט של רמזורים עם אור דולק – כל אחד בצבע הסיווג. זה לא ייתן מענה של 100% כנגד עובדים עצלנים ומזלזלים, אבל זה כן ישפר את המודעות והשימוש.